Как подготовить пользователей и повысить эффективность их работы в СЭД?

При переходе на автоматизированную работу отделов делопроизводства и организацию электронного документооборота, многие предприятия широко используют систему электронного документооборота (СЭД). Одной из приоритетных целей при внедрении и использовании системы является грамотная мотивация и организация работы сотрудников предприятия.

Было замечено, что лишь четкое следование определенным правилам при внедрении СЭД может гарантировать значительные положительные результаты. Например, важно производить внедрение СЭД равномерно и последовательно во всех отделах предприятия, связанных с документооборотом. Тем не менее, в любой организации будут сотрудники, которые, при всех затрачиваемых на обучение, внедрение и мотивацию усилиях, будут относиться к нововведениям негативно.

Как правило, большинство пользователей, не посвященных в тонкости работы СЭД, негативно относятся к нововведениям и являются источником разноплановых заблуждений. Наиболее простым примером будет являться распространенное заблуждение о том, что электронные документы являются ненадежным источником хранения ценной информации в силу простоты их подделки и редактирования.

Внедрение и дальнейшее использование СЭД на предприятии встречается и с другими трудностями, связанными с человеческим фактором – малограмотность и нежелание повышать квалификацию, большая «текучка» кадрового состава и др.

Возникает логический вопрос – как оперативно и в минимальный срок решить возникшие трудности?

Индивидуальный подход с учетом особенностей каждого сотрудника и правильная мотивация являются ключом к успеху. Внедрение документооборота в организации является кардинальным изменением в технологии работы отделов документооборота. Руководство должно четко понимать, что введение новшеств, на первоначальном этапе, повышает рабочую нагрузку и следует облегчить болезненный переход к новой системе.

1)    Следует четко разделять привычный процесс работы с деятельностью в новой системе, во избежание дублирования операций.
2)    Необходимо  контролировать и подчеркнуть для сотрудников тот факт, что после внедрения в департаменте системы электронного документооборота, работа должна осуществляться только в ней.
3)    Для упрощения перехода к новой системе рекомендуется стимулировать взаимодействие департаментов в которых уже внедрена СЭД с другими департаментами.
4)    При внедрении системы электронного документооборота, важно найти среди сотрудников энтузиастов, поддерживающих нововведение и помогающих остальным освоить новые технологии.

Не стоит упускать из виду и фактор руководства – многие руководители считают процесс внедрения и адаптации сотрудников к СЭД несущественным и недостойным внимания. В конечном итоге именно такое отношение и становится решающим. Именно руководство в первую очередь должно пройти бучение работы в системе и уяснить для себя всю значимость и эффективность нововведений, связанных с внедрением СЭД.

<< Назад